2

1.

Общие положения

1.1. Номенклатура дел ГБПОУ РД «Дербентский профессиональнопедагогический колледж им.Г.Б.Казиахмедова» (далее Колледж) - это
утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в Колледже, с
указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел
используется как схема распределения и группировки исполненных документов в
дела (схема классификации).
1.2. Номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых имеет свой
индекс. Система индексации дает возможность внести дополнительные статьи, не
нарушая нумерацию других разделов.
1.3. В
номенклатуре дел отражаются все документы, возникающие в
делопроизводстве Колледжа.
1.4. Сроки
хранения соответствующих, документов устанавливаются
исходя из длительности их практического использования.
1.5. Номенклатура
дел ежегодно утверждается директором Колледжа.
2.

Формирование дел

2.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и
систематизация документов внутри него.
Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному
вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
2.2. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного
обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные
документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с
требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела,
неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки).
2.3. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано
(в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел
каждому структурному подразделению присваивается индекс.
2.4. Документы постоянного и временного хранения группируют в
отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные
планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и
временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в
одном деле -регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения
этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного
хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение

3

дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе
номенклатуры «Примечание».
2.5. В дела группируют документы одного делопроизводственного года.
Исключения составляют личные дела, которые формируются в течение всего
периода работы данного лица в Колледже; учебная документация, создающаяся в
учебных учреждениях (формируется за учебный год).
2.6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело,
систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов,
относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения
вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается
инициативный, а затем другие документы.
2.7. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям
деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической
последовательности.
3.

Подготовка документов к последующему хранению

3.1. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка
исполненных документов к хранению и использованию.
3.2. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию
включает:
-экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
-оформление дел;
-описание документов постоянного и долговременного хранения;
-обеспечение их сохранности;
-передачу дел в архив учреждения.
3.3.Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации
листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;
начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в
процессе подготовки его к передаче в архив после окончания календарного года, в
течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения
производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению
подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно)хранения подлежат
частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без
внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без
составления заверительной надписи.
3.4. Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы
заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел

4

зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них
сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую
документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная
датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов
(частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
3.5. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов,
комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или
даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты
подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
3.6. В
конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)
хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на
отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и
прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак
«+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная
надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления
и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в
составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена
подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со
ссылкой на соответствующий акт.
3.7. В
течение делопроизводственного года из дела разрешается
выдавать документы для работы сотрудникам Колледжа. При выдаче документа на
его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ,
кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года
документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором
находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней
указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату
выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
3.8. Ответственность за организацию управления (01) оставляю за собой.
Ответственность за состояние делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возложить:
по кадровой работе (02) на специалиста по кадрам;
по бухгалтерии (03) на главного бухгалтера;
по учебной и методической работе (04) на заместителя директора по
учебно-воспитательной работе;
по воспитательной работе (05) на заместителя директора по
воспитательной работе;

5

по хозяйственной части (06) на заместителя по административнохозяйственной части;
по охране труда и технике безопасности (07) на специалиста по
безопасности и охране труда;
по библиотеке (08) на библиотекаря.
3.9. Для экспертизы научной и практической ценности документов, отбора и
уничтожения документов, не имеющих научного и утративших практического
значения создать экспертную комиссию в составе:
заместитель директора по учебно-воспитательной работе - председатель;
заместитель директора по воспитательной работе - заместитель
председателя;
главный бухгалтер - член комиссии.
преподаватель - член комиссии.

6

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номер
изменения

Номер листа

Дата
изменения

Дата проверки

Подпись

7