1. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

Положение о личном деле студента (далее Положение) определяет
порядок формирования, ведения, хранения личных дел студентов ГБПОУ
«Дербентский профессионально – педагогический колледж им. Г.Б. Казиахмедова»
1.2.
Положение разработано в соответствии с Порядком приема граждан на
обучение по образовательным программам среднего профессионального
образования, Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов», Правилами приема в Колледж, Инструкцией по
делопроизводству колледжа, иными нормативными правовыми актами.
1.3.
Формирование личных дел студентов производится в приемной комиссии
Колледжа. Ведение, учет и хранение личных дел студентов осуществляется
ответственными, кураторами, за ведение личных дел.
1.4.
Каждый студент Колледжа в отношение своего личного дела имеет право:
-свободного бесплатного доступа к своим персональным данным, содержащимися в
личном деле;
-требовать исключения или исправления неверных, или не полных данных,
внесенных в его личное дело.
1.1.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИИ

В целях настоящего положения используются следующие основные понятия:
-личное дело студента - сгруппированная и оформленная в соответствии с
установленными требованиями совокупность документов, содержащих сведения о
студенте (далее-личное дело);
-формирование личного дела - группированию исполненных документов в личное
дело и систематизация документов внутри дела;
-оформление личного дела - подготовка личного дела к хранению в соответствии
с установленными правилами;
-ведение личных дел - комплекс мероприятий по: приобщению документов,
подлежащих хранению в составе личных дел; внесению записей в соответствующие
алфавитные книги, иные учетные формы; периодической проверке наличия и
состояния личных дел;
-хранение личных дел - обеспечение рационального размещения и сохранности
личных дел, включая контроль их состояния, движения, выдачи во временное
пользование (с последующим возвратом в места хранения);
-текущее (оперативное) хранение - хранение личных дел с момента их
первоначального формирования до передачи на архивное хранение;
-проверка наличия и состояния личных дел - установление состояния реального
количества личных дел записям в алфавитных книгах, а также выявление личных дел,

требующих исправления недостатков их формирования, ведения, учета и хранения.

ФОРМИРОВАНИЕ
КОМИССИИ
3.

ЛИЧНОГО

ДЕЛА

В

ПРИЕМНОИ

Личное дело формируется в приемной комиссии, наделенной
функциями приема документов от абитуриентов, оформления результатов
вступительных испытаний, договоров на оказание платных образовательных услуг,
проектов приказов на зачисление и пр.
3.2.
Прием документов от поступающих в Колледж проводится в
соответствии с действующими Правилами приема в Колледж на очередной год и
Положением о приемной комиссии.
3.3.
Личное дело заводится на каждого поступающего и должно содержать
все сданные их документы. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с
указанием полного перечня всех сданных документов.
3.4.
Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов
возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.
3.5.
Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по
акту в архив отдела кадров в течении 10 дней с начала учебного года для их
дальнейшего ведения.
3.6.
После завершения работы приемной комиссии к моменту передачи
личного дола в студенческий архив отдела кадров, личное дело представляет собой
пакт документов, помещенных в папку-скоросшиватель в хронологическом порядке.
3.7.
Состав документов личного дела студента;
1.
Внутренняя опись документов дела.
2. Заявление абитуриента, о допуске к вступительным испытаниям и участия в конкурсе
на зачисление.
3.
Анкета абитуриента.
При смене фамилии представляются копии свидетельства о браке и (или) о
расторжении брака, о смене фамилии.
3.1.

4. Документ о предыдущем образовании (аттестат о среднем (полном) общем

образовании.
5.
Фотокарточки размером 3х4 см. - 6 штук.
6.
Договор об оказании платных образовательных услуг (хранится в личном
деле).
7. Выписка из приказа о зачислении (с указанием фамилии, имени, отчества студента,
факультета, курса, направления подготовки, специальности, номер и дата приказа).
8. Индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии
разницы в учебных планах.

9. Документы предусматривающие льготы на прием вне конкурса в Колледж

(категории: инвалиды, сироты).
3.8.
Личные дела (с копиями документов) не зачисленных абитуриентов
хранятся в
приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных
дел передаются по описи на хранение в архив Колледжа.
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И УЧЕТА ЛИЧНЫХ

4.

ДЕЛ
На каждого студента формируется одно личное дело.
4.2.
Все документы личного дела помещаются в папку-скоросшиватель.
Обложка личного дела оформляется в соответствии с приложением № 1.
В заголовке личного дела выносится фамилия, имя, отчество студента. Если
после оформления личного дела фамилия (имя, отчество) студента изменяется, то
прежняя фамилия (имя, отчество) заключается в скобки, а новые данные
записываются над прежними.
4.3.
На обложке личного дела проставляется присвоенный ему
регистрационный номер. Разрешается указывать номер также на корешке дела.
4.4.
Документы, связанные с учебой, помещаются в личное дело только
после издания соответствующего приказа по личному составу студентов и
подшиваются вместе с выпиской из приказа.
4.5.
Не реже одного раза в год проводится плановая проверка наличия
личных дел, находящихся на текущем хранении. Выявленные в ходе проверки
недостатки подлежат устранению работниками, ответственными за ведение личных
дел.
4.1.

4.7. Ответственность за сохранность личных дел студентов несет секретарь
приемной комиссии и ответственные работники за ведение личных дел (но
соответствующих этапах)
ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ИЗ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

5.

По окончанию работы приемной комиссии личные дела студентов по
акту передаются в архив отдела кадров.
5.2.
Личные дела передаются в архив отдела кадров в строгом соответствии
с приказами о зачислении.
5.3.
Личные дела, сформированные в нарушении настоящего Положения,
возвращаются в приемную комиссию для доработки, после устранения недостатков в
3-х дневный срок возвращаются в архив отдела кадров.
5.1.

Акты передачи личных дел студентов готовит приемная комиссия

5.4.

Колледжа.
ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ

6.

Личное дело ведется в течении всего периода обучения студента в
Колледже до момента его отчисления в связи с окончанием обучения (либо по другим
основаниям).
6. 2. Ответственность за ведение личных дел, обучающихся возлагается на
работников отдела кадров по работе архивом.
6.3.
На основании приказа о зачислении студентов выдаются студенческий
билет и зачетная книжка, которые должны иметь единый порядковый номер для
каждого студента, зафиксированный в учебной части Колледжа. В случае выдачи
дубликата сохраняется порядковый номер утерянного документа.
При переводе студента внутри Колледжа в рамках факультета (филиала) с одной
основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии
и/ли других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся
соответствующие исправления, заверенные подписью директора и печатью, и
выдается новый студенческий билет с сохранением порядкового номера заменяемого
документа. Все вносимые изменения отражаются в личном деле студента.
При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в
ведомости регистрации выданных документов.
6.1.

В процессе ведения личного дела в него помещаются:
6.4.1.
Выписки из приказов по личному составу студентов и документы,
послужившие основанием к изданию соответствующих приказов, в том числе:
-о зачислении на первый курс;
-о переводе студента с курса на курс;
-о применении мер взыскания и поощрения;
-об академическом отпуске, о выходе из академического отпуска;
-о досрочной сдаче экзаменационной сессии;
-о продлении сроков сдачи экзаменационной сессии;
-об отчислении из Колледжа;
-о восстановлении в Колледж;
- о направлении на практику;
-об утверждении темы дипломной работы;
-о допуске к государственным экзаменам.
Документы, которые подтверждают изменение имеющихся в деле сведений о
студенте, в том числе:
-копии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (в случае его
замены);
6.4.

-копии свидетельства о перемене имени, об иных актах гражданского состояния.
6.4.2.
Документы, характеризующие личность студента, в частности6
-копии дипломов, почетных грамот, похвальных листов студентов;
-копии представленный, характеристики (с места практики и др.)
6.5.
Выписки из приказов должны быть оформлены шрифтом Times New
Roman, размером № 14. Все заявления студента, помещаемые в личное дело, должны
быть завизированы в установленном порядке.
6.6.
В личное дело выпускника помещаются также:
-выписка из приказа о выпуске;
-студенческий билет;
-зачетная книжка;
-учебная карточка студента;
-копии диплома;
-копии приложения к диплому;
6.7.
Копии дипломов о среднем профессиональном образовании и
приложений к ним, свидетельств заверяются начальником отдела кадров Колледжа:
Верно
(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(дата) и проставляется печать отдела кадров.
6.8. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по
мере их поступления.
6.9. Независимо от того, где хранятся личные дела, работники оформляют
учебные карточки студентов, в которые вносят персональные данные студента
(Ф.И.О., дата рождения, адрес места жительства - по регистрации и фактический,
данные предыдущего документа об образовании, паспортные данные, номер и дата
приказа о зачислении на 1 курс, перевода на следующие курсы и т.д.), а также
сведения об успеваемости. По окончании обучения студента учебная карточка
подшивается в его личное дело.
6.10. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником,
ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утери/ порчи
личного дела и формируется новое личное дело.
7. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ ПЕРЕВЕДЕННЫХ ИЗ

ДРУГОГО КОЛЛЕДЖА В КОЛЛЕДЖ С ОДНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ НА
ДРУГУЮ, ИХ ОДНОГО ФАКУЛЬТЕТА НА ДРУГОЙ ФЕКУЛЬТЕТ,
ПОСТУПАЮЩИХ НА 2-Й И ПОСЛЕДУЮЩИЕ КУРСЫ.
7.1. В случае перевода лица из другого вуза в Колледж личное дело студента
формируется и регистрируется в проемной комиссии Колледжа.
7.2. Личное дело студента, переведенного из другого СПО, формируется и
ведется в соответствии с разделами 3 и 4 настоящего Положения.

В личное дело помещаются, в частности:
-заявление о зачислении в Колледж (оригинал) - должно быть завизировано в
установленном порядке;
-анкета абитуриента (студента);
-копии лицензии и свидетельства об аккредитации вуза, из которого перевелся
студент (заверенные в установленном порядке) - если это не государственный вуз;
-академическая справка (оригинал и копия);
-предыдущий документ об образовании (аттестат о среднем (полном) общем
образовании, диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем
профессиональном образовании) и их копии, заверенные в установленном порядке;
-направления и ликвидации академической разницы, если такая существует
(оригиналы);
-договор об оказании образовательных услуг, соглашение к договору с отметками
бухгалтерии об оплате (копии);
-в случае перевода студента из другого вуза в личное дело студента помещают
выписку из приказа о переводе и академическую справку;
-при переводе студента в другой вуз подшивается заявление о переводе и выписке
из приказа;
-в случае отчисления - выписка из приказа об отчислении;
-в случае предоставления студенту академического отпуска в личное дело
помещается выписка из соответствующего приказа и медицинская справка.
-в случае перевода студента с одной специальности на другую - выписка из
соответствующего приказа.
7.4. Внесение изменений и дополнений со слов студента не допускается.
7.5. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела студента,
сформированного ранее.
7.6. В случае утраты (порчи) личного дела составляется акт об утери (порче) и
формирует новое личное дело.
7.7. В личное дело студента, переведенного с одной формы обучения на другую, с
одного факультета на другую внутри Колледжа, на обложку личного дела вносятся
изменения:
-наименование факультета, на который переведен студент;
-новый регистрационный номер.
8. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
8.1. Личные

дела должны храниться в условиях, обеспечивающих их
сохранность и предохраняющих от повреждений, вредных воздействий окружающей
среды (пыли и солнечного света) и исключающих утрату документов.
8.2. Рациональное размещение личных дел предполагает наличие помещений,

пригодных для хранения дел, а также достаточного числа справных средств хранения
(сейфов, шкафов и др.) оборудованных запорными устройствами.
8.3. В процессе оперативного хранения личные дела размещаются отдельно от
других дел в вертикальном положении корешками наружу в алфавитном порядке.
Двери (створка и т.п.) средств хранения следует держать закрытыми.
8.4. Доступ к средствам хранения личных дел разрешается только работникам
отдела кадров по работе со студенческим архивом.
8.5. Личные дела могут выдаваться во временное пользование с соблюдением
требований к передаче персональных данных студентов. Право доступа к
документам личного дела студента имеют: ректор, первый проректор-проректор по
научной работе, проректор по учебной и воспитательной работе, работники отдела
кадров по работе студенческим архивом, ответственные за ведение личных дел
студентов на факультетах.
Иными руководителями структурных подразделений право доступа может быть
предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора или
заместителя директора по учебной работе.
8.5.1. Внутренний доступ к персональным данным студентов открыт только с
разрешения начальника отдела кадров для сотрудников, соответствующих и только
тем сотрудникам, которым персональные данные студентов необходимы для
выполнения должностных обязанностей: работники бухгалтерии, руководители
других структурных подразделений.
8.5.2. Внешний доступ к личным делам студентов (или изъятие из них
документов) запускаются с письменного разрешения директора и только специально
уполномоченным лицам при наличии у них соответствующего письменного запроса.